Selbstmanagement
Vereinfachen Sie Ihr Leben — Beispiel E-Mails
Jörg Eschenfelder am 3. Mai 2007.
Zen Habits bringt jeden Donnerstag Tips, wie man sein Leben vereinfachen kann. So auch heute: Streamline Your Life mit wunderbaren Beispielen unter anderem für den Umgang mit E-Mails.
Bisher (kompliziert)
Das E-Mail-Programm läuft im Hintergrund und meldet ständig, wenn eine neue Nachricht eintrifft.
Ping! Plop! Peng!
Sofort wird alles liegen und stehen gelassen und die neue Nachrichten gelesen. Doch halt. Für den Inhalt, für die Bitte oder Forderung des Freundes, des Kollegen oder des Chefs ist gerade keine Zeit. Zuerst muss das andere noch erledigt werden. Also bleibt die E-Mail im Eingangskorb — für später. Auf zur Arbeit.
Ping! Plop! Peng! Wieder eine neue Nachricht.
So wiederholt sich das den ganzen Tag. Das Ende vom Lied: Die Aufgaben können nicht konzentriert erledigt werden und der Eingangskorb quillt über vor unerledigten E-Mails, die sich schnell zu hunderten summieren. Und für diese Menge ist jetzt ohnehin keine Zeit mehr. Geschweige denn für eine Übersicht, was wichtig ist, was sofort zu erledigen ist, und was warten kann. Also morgen, oder übermorgen…
Ab sofort (einfaches System)
❑ Es gibt bestimmte Zeitfenster für das Bearbeiten von E-Mails. Zum Beispiel 3 Mal am Tag 30 Minuten (früh, mittags und vor dem Feierabend)
❑ Die Benachrichtigung oder das automatische Abfragen wird abgeschaltet. Die Folge: ungestörte Ruhe für andere Aufgaben.
❑ In der E-Mail-Zeit:
❑ eine nach der anderen wird bearbeitet, von oben nach unten, ohne Ausnahme
❑ jede E-Mail wird entweder sofort geantwortet, auf eine To-Do-Liste gesetzt (am besten verlinkt), weitergeleitet, archiviert oder gelöscht!
Das Ergebnis:
❑ Die To-Do-Liste umfasst immer alle anstehenden Aufgaben (inklusive Anfragen aus E-Mails)
❑ Alle E-Mails sind beantwortet
❑ Der Eingangkorb ist leer!
In diesem Sinne: Frohes Schaffen.
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